Wer macht was und bis wann?

Mit zunehmender Dynamik und steigender Komplexität in Projekten wird auch das Projektmanagement der Projekte selbst, aber vor allem des Projektportfolios, herausfordernder. CTE hat sich zum Ziel gesetzt, mit einem professionellen und digitalen Projektmanagement den Kundennutzen in den Fokus der Abläufe zu rücken, um mit klar definierten Leistungen das bestmögliche Ergebnis zu erreichen.

Mit der Digitalisierung von industriellen Anlagen nimmt auch die Verknüpfung der verwendeten Technologien zu und somit die Notwendigkeit regelmässiger Einbindung von Fachspezialisten in unterschiedlichen Projektphasen. Um diesen Herausforderungen die Stirn zu bieten, haben wir uns bei CTE ebenfalls mithilfe der Digitalisierung Möglichkeiten geschaffen, für unsere Kunden und uns den Überblick zu behalten und das Management ebenso dynamisch zu gestalten. Dabei haben wir im Bereich des Projektmanagements in den vergangenen Jahren grosse Schritte in Richtung der vollständigen digitalen Arbeit gemacht.

Vom Start bis zum Ende

Das Projektmanagement bei CTE begleitet den gesamten Prozess des Projektlebenszyklus. Wie ein Projekt wird auch der Projektlebenszyklus in verschiedene Phasen geteilt, welche den Status des Projekts wiedergeben. Er beginnt bereits mit der Anfrage eines Kunden oder dem Erhalt von Ausschreibungsunterlagen und endet nach dem Abschluss der Projektarbeiten mit dem internen Projektabschluss. Ein Projekt wird während dem gesamten Projektlebenszyklus in der Projektkoordination getrackt. Im wöchentlichen Austausch zwischen COO und Projektleiter werden aktuelle Anfragen und Offerten sowie Verantwortlichkeiten und nächste Projektschritte besprochen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Anfragen oder Projekte in Vergessenheit geraten und die Verfügbarkeit von Ressourcen gewährleistet ist.

Projektmanagement mit MS Project

Geplant werden die Projekte mithilfe des Programms Project von Microsoft. Im Project findet die Kalkulation der Kosten für das angefragte Projekt statt. Hierzu werden die Leistungen und Fremdkosten, welche für das Projekt entstehen, aufgeschlüsselt und der Aufwand geschätzt. Diese Kalkulation bildet die Grundlage für die Erstellung der Offerte. Die Kalkulation und Schätzung der Arbeitspakete geschieht auf Task­-Ebene. Dadurch werden die Projekte sehr detailliert geplant.

Die detaillierte Aufschlüsselung hat den Vorteil, dass keine Schritte vergessen und somit Änderungen oder Anpassungen des Umfangs während der Durchführung des Projekts verhindert werden. Mit MS Project wird ebenfalls die Terminplanung erstellt. Hierzu werden zu Beginn die vorgesehenen Meilensteine geplant.

Sobald das Projekt durch den Kunden bestellt wurde, wird im Projektplan auch die genaue Terminplanung mit den Projektphasen angelegt. Des Weiteren werden alle Mitarbeitenden, die in dem Projekt mitwirken, vom Projektleiter ebenfalls im Projektplan reserviert. Dadurch wird sichergestellt, dass Klarheit über die Ressourcensituation innerhalb der CTE besteht und so die Machbarkeit der Kundenprojekte gewährleistet ist.

Zudem wird während des Voranschreitens des Projekts ebenfalls der Fortschritt auf Taskebene im Project erfasst, ausgewertet und bei Bedarf den Kunden kommuniziert.

Aufgabenmanagement mit MS Planner

Während den Arbeiten im Projekt werden die einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete im Microsoft Planner organisiert. Damit das übersichtlich bleibt, gibt es einen definierten Projektmitarbeitenden, der für den Planner verantwortlich ist. Innerhalb der Aufgaben des Planners werden die beteiligten Mitarbeiter zugewiesen. In einem Jour­Fix werden die zu dem Zeitpunkt relevanten Aufgaben besprochen und geklärt. Dadurch werden alle Arbeiten im Blick gehalten, um das Projekt effizient umsetzen zu können.

Power BI Dashboards und Projektcontrolling

Um die Aktualität und Korrektheit der Projektdaten zu gewährleisten, findet mit jedem Projektleiter der CTE einmal monatlich ein Projektcontrolling statt. Dafür werden die Daten mithilfe einer Übersicht im Power BI überprüft. Im Power BI laufen alle Datenquellen der CTE zusammen, um einen umfangreichen Bericht mit unterschiedlichen Dashboards für die verschiedenen Stakeholder zu erstellen. Einer dieser Stakeholder ist beispielsweise das PMO für das Projektcontrolling oder auch der Kunde, für den ein Dashboard gebaut wurde, mit dem der Projektleiter dem Kunden Projektinformationen übersichtlich mitteilen kann.

Ziel ist und bleibt es, mit stetigen Verbesserungen und dem Einsatz von neuen Hilfsmitteln das Projektmanagement für uns und unsere Kunden auch in Zukunft so effizient und nutzenbringend wie möglich zu gestalten.

Finally …

...haben wir festgestellt, dass vor allem auch beim Erstellen von Übersichten mittels zusammenfassender Dashboards das interne «Data Science» Know­how von grossem Nutzen ist und sich ein konsequentes Schnittstellendesign auch für interne CRM­, Projekt­ und Finanzdaten bezahlt macht.