„Chat mit Freigabe“ versus „E-Mail-Ping-Pong“

Gibt es eine gute Alternative zum allseits bekannten E-Mail-Ping-Pong? In diesem IT-Tipp zeigen wir Ihnen, mit welchen Möglichkeiten Sie dem steigenden E-Mail-Aufkommen entgegenwirken und Ihre E-Mail-Flut reduzieren können.

Täglich werden hunderte von Milliarden an E-Mails verschickt – ohne Berücksichtigung von Spam-E-Mails. Da kann es natürlich vorkommen, dass man den Überblick verliert. Das ständige hin und her der E-Mails mag den Einen oder Anderen auch aus der Fassung bringen. Hierfür gibt es jedoch zum Glück Alternativen!

Die Lösung heisst Kommunikation per Freigabe. Hierzu werden zum Beispiel Dienste verwendet wie OneDrive oder Sharepoint, mit welchen problemlos und schnell mit Mitarbeitenden aber auch mit externen Firmen, Lieferanten und Kunden, Dateien geteilt werden können, ohne dass dafür ein E-Mail verschickt werden muss. Wir stellen Ihnen die besten Funktionen vor.

Freigabefunktionen in OneDrive

In OneDrive lassen sich problemlos Daten austauschen. Dies lässt sich auch über eine Authentifizierung begrenzen, sodass nicht jeder Zugriff auf diese hat. Für den regelmässigen Austausch von Daten ist die Datenfreigabe mit Authentifizierung unumgänglich und sollte auf jeden Fall eingerichtet werden.

Geht es jedoch um unbedenkliche Daten, so lassen sich diese auch schnell und einfach über einen Gast-link aufrufen, über welchen keine Authentifizierung notwendig ist.

Zusätzlich kann die authentifizierte Freigabe auf Zieldomänen eingeschränkt werden. Dies hilft zumindest, wenn man fest definierte Partner für den Datenaustausch einpflegen will.

Freigabefunktionen im Sharepoint

Die Vorteile, die Sharepoint mit sich bringt, sind einerseits die Vielseitigkeit der Nutzungsmöglichkeiten, aber auch die Barrierefreiheit, die diese hervorbringt.

Es können beispielsweise Gruppen gebildet werden, die über eigene Sharepoint-Seiten verfügen. So lassen sich sehr leicht übersichtliche und einheitliche Rahmenbedingungen setzen für die jeweiligen Gruppen. Wir bei der ControlTech Engineering AG nutzen vermehrt auch die Vorteile von Sharepoint, um nicht nur Dateien zu teilen, sondern auch, um schnell und direkt darüber zu kommunizieren. So haben wir für jedes Team eine Sharepoint-Seite, auf die jedes Team-Mitglied Zugriff hat.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Sharepoint sehr einfach in Microsoft Teams einbinden lässt, das gerade in Zeiten von Homeoffice sehr präsenter im Arbeitsalltag ist.

Word Review Funktion

Sogar mit Word lassen sich gleichzeitig Dateien bearbeiten. Das kann sogar übersichtlich nachverfolgt werden. Sehr praktisch erweisen sich zur Mehrfachbearbeitung die Online-Versionen von Office. Damit können mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten und diese ändern.

Dafür wurde eine „Review“ Funktion in Word eingeführt, über welche man, sollte diese Funktion aktiviert sein, die Änderungen an der Datei verfolgen kann. Man sieht beispielsweise, wer diese bearbeitet hat und noch viel wichtiger, was diese Person geändert hat. Diese Änderungen lassen sich auch mit der „Original-Version“ vergleichen, sodass alle Änderungen zwischen der Anfangsversion und dem Endresultat aufgezeigt werden.

Erwähnenswert ist, dass diese Funktion ihre Anwendung nur im Webinterface findet. Das bringt eine sehr nützliche Anwendungsfunktion hervor: In Kommentaren in der Word-Datei gibt es die Möglichkeit, Personen und/oder Mitarbeitende direkt zu benachrichtigen und zu erwähnen über das @<Person> Feature.

Vergleich Freigabe versus „E-Mail-Ping-Pong“

Einen grossen Vorteil hat die Freigabe, die jedem klar sein sollte: Dass die Dokumente bzw. Daten, die von Person zu Person verschickt werden, zeitgleich bearbeitet werden können. Daraus folgt auch keine zusätzliche Zusammenführung von Änderungen.

So nutzen wir bei der ControlTech Engineering AG zum Beispiel sehr aktiv die Freigabe mit der Word Review Funktion, um direkt mit unseren Kunden zu interagieren. Diese können die geteilten Dokumente so direkt prüfen und uns Kommentare hinterlassen, dass z. B. an einer Stelle noch etwas verändert werden muss. Das bringt nicht nur den Vorteil, dass keine E-Mails hin und her geschickt werden, welche im Posteingang inmitten der vielen anderen E-Mails gesucht und gefunden werden müssen, sondern auch, dass die Nähe zum Kunden grösser ist und somit ein persönlicheres Umfeld geschaffen werden kann, welches dann die Zusammenarbeit stärkt.

Die Freigaben lassen sich auch sehr gut miteinander verknüpfen. Eine Word-Datei, über die mit der Review Funktion mit dem Kunden Informationen ausgetauscht werden, lässt sich auf einer Sharepoint-Seite ablegen. Auf diese kann der Kunde über eine der oben genannten Funktionen zugreifen, so dass es kein manuelles Backup der Dateien benötigt, da diese von Sharepoint versioniert werden.

Falls die Datei aus Versehen gelöscht werden sollte, lässt sich diese im Sharepoint-eigenen Papierkorb auffinden. Und wenn die Datei im Papierkorb gelöscht wurde, dann lässt sich diese immer noch bis zu einem festgelegten Zeitpunkt im „Endgültigen Papierkorb“ wiederherstellen, bevor die Datei dort endgültig gelöscht wird.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich hervorheben, dass es viele gute Gründe gibt, um sich von dem ewigen hin und her zwischen E-Mails abzuwenden und zu neueren, frischeren Methoden zu greifen wie Sharepoint oder OneDrive.

Auch wenn E-Mails für manchen einfach dazugehören, trägt eine Entlastung des Posteingangs nicht nur zu einer besseren Übersichtlichkeit bei, sondern wirkt auch dem Chaos entgegen.


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